关于进一步规范政府采购代理机构从事采购业务工作的通知(宁德)-皇城国际

发布单位:福建汇宏招标有限公司 发布日期:2015-9-11 20:55:56
文号:宁财购[2012]10号

各县(市、区)财政局、监察局、东侨开发区财政局、监察局、各政府采购代理机构:
    为了进一步规范政府采购代理机构的代理行为,提高政府采购代理机构的服务质量和工作效率,加强对我市从事政府采购代理机构业务工作的监管。根据《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》、《政府采购信息公告管理办法》及相关法律法规的规定,现就进一步规范本辖区内政府采购代理机构从事采购业务工作要求通知如下:
    一、规范内部组织机构设置和管理制度建设
    政府采购代理机构必须建立健全内部组织机构和管理制度,设置合理工作岗位,明确操作环节权责,形成内部相互监督、相互制约的岗位工作责任制,并实行岗位轮换制度。
    二、规范签订采购委托协议
    政府采购代理机构接受采购人的委托办理采购事宜,应当按照《中华人民共和国政府采购法》第二十条规定,与采购人签订委托协议,协议须明确委托代理的事项,约定双方的权利和义务,政府采购代理机构不得接受宁德市集中采购目录内通用项目的采购业务。
    三、规范编制政府采购文件
    采购代理机构制作采购文件时应符合以下要求:
    (一)编制采购文件应遵守《福建省省级政府采购货物和服务项目招标文件编制指引》及《福建省省级政府采购货物和服务项目招标实施指引》的规定,科学、合理地编制采购文件,避免出现倾向性、限制性等条款。
    (二)不同采购方式的采购文件应严格遵循相应要求进行制作。
    (三)对采购人提交的采购项目需求情况说明要按政府采购相关法律、法规认真审查:对符合采购法等规定、合理、正当要求的应予以采纳;对不符合采购法等规定以及不合理、不正当要求的,或提供资料存在不足有缺陷的,应及时予以提出修正意见或建议。
    (四)采购文件应根据采购项目的特点和需求编制,并根据工作需要就采购文件的有关事项征询有关专家或者供应商意见。技术复杂、数额较大的项目,招标文件要组织专家论证。招标文件应明确供应商资格要求(条件)及其他实质性要求。不得将非国家规定的强制性资质要求(条件)或非强制性认证作为资格要求(条件),不得将业绩或案例作为资格要求(条件)。招标文件规定的各项技术标准应当符合国家强制性标准。规定的条款应符合环境保护、节能减排等政策功能。招标文件不得要求或者标明特定的投标人或者商品,以及含有倾向性或者排斥潜在投标人的内容。招标文件应要完整、符合逻辑而且严谨,不得模棱两可、含糊不清、有歧义,特别不能出现前后矛盾的现象,以防止和减少不必要的争议。
    (五)采用的评标方法、标准符合法律规定。采用综合评分法时,应在招标文件中载明评分细则以及政府采购政策性加分标准。
    (六)按规定出售招标文件,不得以采购金额大小作为确定售价的依据。
    四、规范政府采购有关文件备案
     (一)按规定将招标文件及时、真实、完整备案。在招标文件备案前,如采购金额300万元及以上项目报备时,必须提供从市级或省级政府采购专家库中随机抽取两名(含两名)以上专家对招标文件做出评审的意见;财政部门在招标文件备案过程中提出修改意见的,要及时按要求做出修正;对已发出的招标文件进行必要的澄清、修改或在公告期内被责令修改而需依法延长投标截止时间和开标时间的,其变更时间的皇城国际官网的公告应当在投标文件截止时间三日前,书面通知所有招标文件收受人,并在原发布公告媒体上发布变更公告。
    (二)采购代理机构必须严格按照有关规定做好政府采购有关文件材料的报备工作。其中每周向项目属地财政部门报送周开标计划表,中标价为100万元以上(含100万元)的评标报告应及时分别报送同级财政和监察部门备案。
    五、规范发布采购信息公告
    采购代理机构必须严格按照《政府采购信息公告管理办法》的规定发布政府采购信息公告。除涉及国家秘密、供应商的商业秘密,以及法律、行政法规规定应予保密的政府采购信息外,采购代理机构应按照《政府采购信息公告管理办法》规定内容和采购人的委托发布采购信息。
    六、规范评审专家抽取
    采购代理机构人员(非本项目负责人员)应在开标前一小时,特殊情况下(当地专家库无相应专家或不足)可在开标前一天下午,在财政监管部门人员、采购单位纪检监察人员共同监督下,通过随机方式从省、市政府采购评标(审)专家库中抽取采购评标(审)专家,依法组建评标(审)委员会,并在招标结果确定前保密。因泄密而影响评审工作的,应追究有关责任人的责任。
    七、规范组织采购、提高服务质量和工作效率
    (一)采购代理机构应严格按照有关规定的程序组织实施政府采购,采取措施防范自身、采购人等非法干预采购活动;采购代理机构及其工作人员应当遵守相关保密规定,不得向他人透露已获取招标文件的投标人名称、数量或者其他可能影响公平竞争的有关情况,维护政府采购工作的严肃性。
    (二)在组织采购过程中,采购代理机构必须严格按照有关规定做好政府采购活动记录,指定专人负责,如实记录组织采购过程中的实际情况,记录人不得在评标记录中篡改或隐匿。采购活动记录应当包括下列内容:
    1、采购项目类别、名称;
    2、采购项目预算、资金构成和合同价格;
    3、采购方式,采用公开招标以外采购方式的,应当载明原因;
    4、邀请和选择供应商的条件及原因;
    5、评标标准及确定中标人的原因;
    6、废标的原因;
    7、采用招标以外采购方式的相应记载。
    (三)对供应商提出的质疑,应当根据《宁德市政府采购供应商质疑处理暂行办法》的通知(宁财购〔2011〕26号)的规定,在收到供应商的书面质疑后七个工作日内答复,并以书面形式通知质疑供应商和其他有关供应商,但答复内容不得涉及商业秘密,应由采购人答复或者由采购人和采购代理机构共同答复的质疑,采购代理机构应督促配合采购人在规定时间内答复。采购代理机构在接受询问和质疑时,可以组织专家就询问和质疑的问题进行评议,做出明确答复意见,应逐条应答,不得含糊、答非所问和文不对题,不得推诿敷衍。书面答复应同时报政府采购监督管理部门。采购项目引起投诉时,采购代理机构应积极配合监管部门做好投诉处理工作,如实反映情况,并提供监管部门所需要的相关材料;因采购代理机构过错引起投诉的,相关责任人和机构记过及通报批评一次。
    (四)中标人与采购人在签订政府采购合同(协议)时,合同(协议)须符合政府采购的有关规定,并附有中标具体采购项目的详细资料,采购代理机构必须严格把关,在提供招标文件和中标供应商投标文件等资料给中标人与采购人的同时,做好合同(协议)的见证工作,监督合同(协议)双方是否及时按照招标文件和中标供应商投标文件的约定签订书面合同(协议),保证合同(协议)准确、及时签订,防止合同(协议)双方私下提出不合理的要求,订立背离政府采购实质性内容的合同(协议),以利于合同的履行和采购项目的验收。
    (五)采购代理机构应加强投标保证金的管理,严禁挪用投标保证金。按时做好投标保证金交纳、退还的核算工作,按采购项目建立供应商交纳、退还投标保证金明细账;招标文件中应明确投标保证金的数额及交纳方式,投标保证金数额不得超过采购项目预算(概算)的1%;对供应商因违反招标文件的有关规定,采购代理机构作出不予退还投标保证金决定的,应将有关情况及时上报财政部门和监察部门。
    (六)严格按国家计委关于印发《招标代理服务收费管理暂行办法》(计价格[2002]1980号)文件规定比例收取中标服务费。
    八、规范报送采购信息统计报表
    采购代理机构应如实统计填报政府采购业务代理情况,并按时报送政府采购监督管理部门。1至3季度报表报送时间为季度终了后7日内,年度报表报送时间为年度终了后一个月内。报送的信息统计数字要真实、准确、完整。
    九、规范档案管理
    采购代理机构必须严格按照《福建省政府采购项目档案管理暂行办法》的规定,建立政府采购文件档案管理制度,归档资料真实、完整、及时,且保管符合有关的规定。不得伪造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为采购结束之日起至少保存十五年。
采购文件包括采购计划申报表、委托采购协议、采购人提交的项目需求情况资料(含预算价)、招标文件、投标文件、评标报告、定标文件、采购活动记录、采购合同副本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。
    十、强化自身建设,提高执业素质
    (一)采购代理机构应当加强工作人员的聘用把关,严格按有关从业人员资质要求选聘人员;对其工作人员应当加强教育和培训;对采购从业人员的专业水平、工作实绩和职业道德状况定期进行考核。采购从业人员经考核不合格的,不得继续任职。
    (二)采购代理机构应当建立内部经常性的业务学习、总结交流制度。鼓励采购代理机构之间开展正常业务工作交流,相互切磋、优势互补,共同研究提高执业水平。
    (四)采购代理机构应当具备电子化政府采购相应的专业技能和网上操作能力,按照市财政局制定的各项电子化政府采购操作规程为采购人、供应商、评审专家提供服务。
    (五)采购代理机构工作人员应当遵守职业道德,加强执业技能学习,不断提高执业素质,严格依法操作,保证采购工作的公开、公平、公正。
     十一、加强廉洁自律
    (一)不得向供应商或其他人员泄露应当保守的采购秘密及其他商业秘密或在招标过程违规与投标供应商进行协商谈判;
    (二)不接受采购人或供应商宴请、旅游、娱乐行为;
    (三)不接受礼品、回扣、有价证券;不得以任何理由向投标人收取额外费用;
    (四)不在采购人和供应商处报销因公或者因私费用;
    (五)不得授意、指导、暗示供应商陪标、围标和串标。
    十二、依法接受监管
    各政府采购代理机构要依法接受监管部门对其本辖区内从事政府采购活动的监督、检查、考核等工作,在监管部门依法履行监督、检查、考核等过程中,必须积极、主动、配合工作。若发现有不积极主动配合,甚至干扰监管部门监管的,将被当作不良行为记录记载。情节严重的,可以暂停、取消其备案的政府采购代理资格。并将所发生不良行为记录次数情况定期上报省财政厅。

二0一二年五月十一日